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Assistant(e) Administratif(ve)

L’Assistant(e) Administratif(ve) de service organise et coordonne pour son supérieur hiérarchique, le directeur du pôle DID, la transmission et la rédaction des informations.

Cette personne est capable d’effectuer en se conformant aux instructions reçues, divers travaux d’ordre administratif en collaboration avec tous les services.

 

Compétences techniques 

Le métier exige une grande complémentarité dans diverses fonctions :

 

Fonction administrative

  • Traiter, classer et archiver des documents administratifs ;
  • Gérer le courrier départ et arrivée du pôle (rédaction / vérification / envoi) ;
  • Suivre les invitations ;
  • Assurer la rédaction des comptes-rendus de réunion ;
  • Préparer et réserver la salle pour les réunions et les documents nécessaires (fiche de présence, présentation…) ;
  • Suivre les budgets ;
  • Réaliser des bons de commandes ;
  • Soutenir l’ensemble des services (réception d’appels, envoi des documents) ;
  • Garantir la qualité des documents administratifs de la DID.

Fonction contrôle et qualité

  • Contrôler la bonne transmission des informations ;
  • Suivre les présences/ absences des membres de son pôle ;
  • Garantir l’application des processus établis.

Fonction d’accueil et de communication

  • Assurer un accueil téléphonique de qualité ;
  • Connaître les services, l’organisation de la structure, afin de renseigner et orienter les partenaires ;
  • Participer aux réunions et communiquer les informations montantes et descendantes.

 

Savoir-être

  • Appliquer les attitudes et les comportements positifs : sociabilité, communication, écoute, bon relationnel ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Avoir la capacité de garder son calme, une grande neutralité, bonne gestion du stress et de la pression ;
  • Respecter la confidentialité des informations transmises ;
  • Faire preuve de rigueur, méthode, disponibilité, écoute, organisation, aisance relationnelle, réactivité, autonomie, planification.

 

Profil

BAC +3 ou reconversion – Profil administratif avec affinité activités qualité.

 

Poste à pourvoir en CDD basé à Saint-Paul. Poste à pourvoir au plus tard au 19 Juin 2023 pour une durée de 6 mois.

 

Merci d’adresser votre dossier de candidature (lettre, CV et prétentions) qui sera étudié en toute confidentialité, à l’attention de M. Stéphane ULLIAC par mail : drh@reunion.fr

 

Avant le 31 mai 2023 – Objet : ADDID

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